Hoe werkt de payroll constructie?

Tegenwoordig kiezen steeds meer bedrijven ervoor om hun medewerkers in te zetten via een payroll constructie. In dit artikel leggen wij uit wat de payroll constructie precies inhoudt en wat de voor- en nadelen zijn voor bedrijven.

Wat is een payroll constructie?

Onder payroll constructie verstaan we het overdragen van het werkgeverschap aan het payroll bedrijf. Dat betekent dat uw payrollpartner de juridische werkgever worden van de medewerkers die bij u aan de slag gaan. Omdat dit een aantal prettige voordelen met zich meebrengt, is het ook niet gek dat steeds meer bedrijven, verenigingen, stichtingen en clubs gebruikmaken van een payrollservice.

Is een payroll constructie geschikt voor uw bedrijf?

Goed om te weten is dat de branche of grootte van uw bedrijf niet relevant is bij de payroll constructie. Of u nu een groot bedrijf heeft of een startup met slechts twee medewerkers, in beide gevallen is payrolling geschikt voor uw organisatie.

Welke taken neemt een payroll organisatie u uit handen?

Wanneer u de payroll uitbesteed, neemt uw payrollpartner de volgende taken voor u uit handen:

Het beheren van de arbeidscontracten;
Het berekenen en afdragen van zowel de werknemers- als werkgeverslasten;
Aanmelding bij de Belastingdienst, Arbo-arts, ziekengeldverzekering en pensioenfonds;
De loonadministratie;
Het verloning van de medewerkers;
Opstellen en verzending loonstrook en jaaropgaven;
Reservering van vrije dagen en vakantiegeld;
Verwerking cao- en wetswijzigingen;
Ziekteverzuimbegeleiding;
Juridische ondersteuning.

Welke taken dient u zelf uit te voeren?

De verwarring ontstaat nog wel eens dat bedrijven die de payroll uitbesteden zelf geen taken meer hoeven uitvoeren. Dat is niet het geval, de taken die nog wel onder u vallen zijn:

Het werven van geschikt personeel;
Leidinggeven en toezicht houden op werkvloer;
Inroosteren;
Functionering- en beoordelingsgesprekken voeren;
Uren accorderen.

De voor- en nadelen van een payroll constructie

Het uitbesteden van de payroll brengt administratief gezien dus een groot voordeel met zich mee. Maar wat zijn de andere plus- en minpunten van een payrollconstructie?

De voordelen voor werkgevers

Geen risico’s of onzekerheden;
Personeelskosten zijn vooraf duidelijk;
Kostenbesparing personeelsadministratie;
U loopt geen werkgeversrisico meer;
Deskundige begeleiding van het payroll bedrijf bij langdurige arbeidsongeschiktheid van een medewerker;
Tot wel 5,5 jaar flexibel personeel inzetten zonder vaste contracten;

De nadelen voor werkgevers

U bent niet geheel vrij van uw werkgeversplichten;
Is het payrollbedrijf nalatig met het betalen van de loonbelasting en premies, dan kunt u aansprakelijk worden gesteld;
De payrollorganisatie kan extra servicekosten in rekening brengen
Medewerkers voelen zich mogelijk minder betrokken bij uw bedrijf

Wat kost payroll?

De exacte kosten van payroll hangt af van de omrekeningsfactor die het payroll bedrijf hanteert. En dat kan uiteraard verschillen. Kort gezegd rekent het payroll bedrijf met de omrekeningsfactor de kosten aan u door van de administratieve lasten die u aan hen uitbesteedt.

Lees ook: